API-koppeling laten maken: laat je systemen automatisch samenwerken

Los van elkaar kunnen die systemen prima werken. Het probleem ontstaat wanneer informatie steeds handmatig van het ene naar het andere systeem moet worden overgenomen.

Een nieuwe klant wordt bijvoorbeeld eerst in het CRM ingevoerd en daarna opnieuw in de boekhouding. Bestellingen uit een webshop worden handmatig verwerkt in een ander systeem. Of iedere vrijdag wordt een CSV-bestand geëxporteerd, aangepast en ergens anders geïmporteerd.

Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.

Met een API-koppeling kunnen systemen deze informatie automatisch met elkaar uitwisselen.

Wat is een API-koppeling?

Een API kun je zien als een afgesproken manier waarop softwaresystemen informatie met elkaar uitwisselen.

Het ene systeem kan bijvoorbeeld vragen:

Welke nieuwe bestellingen zijn er?

Een ander systeem geeft vervolgens de benodigde gegevens terug.

Andersom kan een applicatie ook automatisch informatie versturen. Zodra een bestelling wordt geplaatst, kunnen de klant- en ordergegevens bijvoorbeeld direct naar een boekhoud- of voorraadsysteem worden gestuurd.

Voor medewerkers gebeurt dit op de achtergrond.

Zij hoeven dezelfde informatie niet langer meerdere keren in te voeren.

Wanneer is een API-koppeling interessant?

Niet iedere handmatige stap hoeft direct geautomatiseerd te worden.

Een koppeling wordt vooral interessant wanneer dezelfde handeling vaak terugkomt.

Je voert dezelfde gegevens meerdere keren in

Dit is meestal het duidelijkste signaal.

Een medewerker neemt gegevens over van:

• webshop naar boekhouding;
• website naar CRM;
• CRM naar planning;
• planning naar administratie;
• Excel naar een ander systeem.

Als dat incidenteel gebeurt, hoeft dat geen probleem te zijn.

Gebeurt het iedere dag tientallen keren, dan wordt automatisering interessant.

Er ontstaan regelmatig fouten

Handmatige invoer is gevoelig voor fouten.

Een verkeerd ordernummer, typefout in een e-mailadres of vergeten wijziging kan gevolgen hebben voor andere delen van het proces.

Door gegevens rechtstreeks tussen systemen uit te wisselen, verdwijnt een deel van die handmatige foutkans.

Informatie loopt achter

Soms bevatten twee systemen dezelfde gegevens, maar zijn ze niet op hetzelfde moment bijgewerkt.

De voorraad in de webshop zegt bijvoorbeeld iets anders dan het voorraadsysteem.

Of een klant heeft zijn adres aangepast, terwijl de administratie nog het oude adres gebruikt.

Een koppeling kan ervoor zorgen dat wijzigingen automatisch worden doorgegeven.

Welke systemen kun je koppelen?

In principe kunnen veel moderne softwaresystemen worden gekoppeld wanneer zij een bruikbare API aanbieden.

Denk bijvoorbeeld aan:

Boekhouding

Een webshop of maatwerkapplicatie kan verkoopgegevens automatisch doorsturen naar een boekhoudpakket.

Facturen, klanten of betalingen hoeven daardoor niet handmatig te worden overgenomen.

CRM

Nieuwe aanvragen vanaf een website kunnen automatisch als lead in een CRM terechtkomen.

Wordt de status in het CRM gewijzigd? Dan kan dat vervolgens weer een andere actie starten.

WooCommerce

Een WooCommerce-webshop kan worden gekoppeld aan bijvoorbeeld:

• boekhouding;
• voorraadbeheer;
• ERP;
• verzendsoftware;
• CRM;
• leveranciers;
• maatwerksoftware.

Zo hoeft WooCommerce niet het centrale systeem voor ieder bedrijfsproces te worden.

Planning

Een maatwerk planning kan informatie ontvangen uit een CRM of orderomgeving.

Zodra een opdracht wordt ingepland, kan de status automatisch worden teruggestuurd naar het klantportaal.

Maatwerk webapplicaties

Ook eigen software kan met externe systemen communiceren.

Bij een Laravel-applicatie bouwen we bijvoorbeeld een koppeling met bestaande software zodat medewerkers vanuit één omgeving kunnen werken zonder alle onderliggende systemen te hoeven openen.

Een praktisch voorbeeld

Stel dat een bedrijf bestellingen via een webshop ontvangt.

Zonder koppeling ziet het proces er zo uit:

1. klant plaatst een bestelling;
2. medewerker controleert de webshop;
3. klantgegevens worden in de administratie ingevoerd;
4. orderregels worden overgenomen;
5. voorraad wordt bijgewerkt;
6. verzending wordt aangemaakt;
7. trackinginformatie wordt teruggestuurd.

Dat zijn veel handmatige stappen voor één bestelling.

Met koppelingen kan een groot deel automatisch verlopen.

De webshop registreert de bestelling en stuurt de relevante gegevens naar de administratie. Het voorraadsysteem wordt bijgewerkt. De verzendpartij ontvangt de benodigde gegevens en de trackingcode komt automatisch terug bij de order.

De medewerker hoeft alleen nog in te grijpen wanneer er iets afwijkt.

Dat is waar automatisering waarde toevoegt: niet door mensen uit het proces te verwijderen, maar door repetitief werk weg te nemen.

Realtime of periodiek synchroniseren?

Niet iedere koppeling hoeft realtime te werken.

Voor sommige processen is het belangrijk dat een wijziging binnen enkele seconden wordt verwerkt.

Denk aan voorraad wanneer een product via verschillende verkoopkanalen wordt aangeboden.

Voor andere informatie is eenmaal per uur of zelfs eenmaal per nacht voldoende.

Een realtime koppeling kan technisch complexer zijn. Daarom kijken we eerst naar wat het bedrijfsproces daadwerkelijk nodig heeft.

Sneller is niet automatisch beter als de extra snelheid geen praktische waarde oplevert.

Wat gebeurt er wanneer een koppeling een fout krijgt?

Dit is een belangrijk verschil tussen “twee API's aan elkaar knopen” en een betrouwbare bedrijfsintegratie.

Externe software kan tijdelijk onbereikbaar zijn. Een API kan een limiet hebben. Ingevoerde gegevens kunnen onverwacht afwijken of een leverancier kan zijn API veranderen.

Daarom moet vooraf worden bepaald wat er bij fouten gebeurt.

Bijvoorbeeld:

• wordt de actie automatisch opnieuw geprobeerd?
• wordt de fout gelogd?
• krijgt iemand een melding?
• kan een mislukte verwerking opnieuw worden uitgevoerd?
• hoe voorkomen we dubbele transacties?

Voor bedrijfskritische koppelingen zijn logging en monitoring geen extraatje, maar onderdeel van de oplossing.

Kan het ook met Zapier, Make of n8n?

Zeker.

Niet iedere integratie hoeft als maatwerksoftware te worden ontwikkeld.

Voor relatief eenvoudige processen kunnen automatiseringsplatformen een snelle en kostenefficiënte oplossing zijn.

Bijvoorbeeld:

Nieuw websiteformulier → contact toevoegen aan CRM → bevestigingsmail versturen.

Daarvoor kan een automatiseringsplatform prima geschikt zijn.

Maatwerk wordt interessanter wanneer:

• de bedrijfslogica complex is;
• veel gegevens worden verwerkt;
• meerdere systemen samenwerken;
• uitgebreide foutafhandeling nodig is;
• gevoelige informatie wordt verwerkt;
• processen bedrijfskritisch zijn;
• standaardconnectoren onvoldoende mogelijkheden bieden.

Bij DJP Media kijken we daarom eerst naar de eenvoudigste oplossing die betrouwbaar aan de eisen voldoet.

Maatwerk bouwen terwijl een bestaande oplossing hetzelfde probleem goed oplost, heeft weinig zin.

Wat als een systeem geen API heeft?

Dat betekent niet automatisch dat koppelen onmogelijk is.

Sommige systemen ondersteunen bijvoorbeeld bestandsuitwisseling via CSV, XML of andere formaten. In andere situaties kan informatie rechtstreeks uit een toegestane databron worden verwerkt.

Welke aanpak verstandig is, hangt sterk af van het systeem.

Belangrijk is vooral dat er geen kwetsbare constructie ontstaat die na iedere software-update kapotgaat.

Daarom onderzoeken we vooraf welke mogelijkheden de leverancier officieel ondersteunt.

Wat kost een API-koppeling?

Daar is geen vast bedrag voor te noemen zonder het proces te kennen.

De complexiteit wordt onder andere bepaald door:

• aantal systemen;
• hoeveelheid gegevens;
• één- of tweerichtingsverkeer;
• kwaliteit van de beschikbare API's;
• authenticatie;
• datamapping;
• realtime verwerking;
• foutafhandeling;
• logging en monitoring;
• testmogelijkheden;
• beveiliging.

Een koppeling waarbij één keer per nacht tien nieuwe records worden doorgestuurd is iets heel anders dan een bedrijfskritische realtime integratie tussen meerdere systemen.

Daarom brengen we eerst de gegevensstroom in kaart.

Welke informatie moet van A naar B? Wie is eigenaar van die informatie? Wat gebeurt er wanneer iets mislukt? En welk systeem is leidend?

Pas daarna is een realistische inschatting mogelijk.

Een API-koppeling heeft ook onderhoud nodig

Een koppeling is geen eenmalige verbinding die daarna voor altijd hetzelfde blijft.

Leveranciers brengen nieuwe API-versies uit. Authenticatiemethoden kunnen veranderen. Velden worden toegevoegd of verwijderd.

Daarom is het belangrijk om ook na livegang rekening te houden met:

• updates;
• monitoring;
• logging;
• wijzigingen bij leveranciers;
• beveiligingsupdates.

Zeker bij bedrijfskritische processen moet duidelijk zijn wat er gebeurt wanneer een externe leverancier iets verandert.

Eerst het proces, daarna de techniek

Bij DJP Media beginnen we daarom niet met de vraag welke API gebruikt moet worden.

We beginnen met:

Welke informatie wordt nu handmatig verplaatst en waarom?

Daarna brengen we de systemen en gegevensstromen in kaart. Soms blijkt een kleine automatisering voldoende. Soms is een bestaande connector beschikbaar. En soms is een maatwerk API-koppeling de beste oplossing.
Die keuze maken we voordat er ontwikkeld wordt.

API-koppeling laten maken?

Gebruik je meerdere systemen en merk je dat medewerkers steeds informatie moeten kopiëren, exporteren of opnieuw invoeren?

Dan is het zinvol om te onderzoeken welke stappen geautomatiseerd kunnen worden.

DJP Media ontwikkelt maatwerk webapplicaties, automatiseringen en API-koppelingen voor bedrijven die hun processen slimmer willen organiseren.

Neem contact met ons op. We brengen eerst de huidige gegevensstroom in kaart en kijken daarna welke koppeling technisch én praktisch de beste oplossing is.