Excel vervangen door een webapplicatie: wanneer is maatwerk interessant?

Meerdere medewerkers werken in hetzelfde bestand. Er verschijnen steeds meer tabbladen. Formules worden ingewikkelder. Gegevens worden vanuit andere systemen overgetypt. En ondertussen weet eigenlijk niemand meer precies wat er gebeurt als iemand per ongeluk een kolom verwijdert.

Herkenbaar?

Dan kan het interessant zijn om te onderzoeken of het bedrijfsproces beter in een webapplicatie kan worden ondergebracht.

Wanneer wordt Excel een probleem?

Het probleem is meestal niet Excel zelf. Het probleem ontstaat doordat een eenvoudige spreadsheet langzaam een compleet bedrijfsproces gaat ondersteunen.

Dat gebeurt vaak ongemerkt.

Een bestand begint bijvoorbeeld als een eenvoudige planning. Vervolgens worden klantgegevens toegevoegd. Daarna komen er statussen bij, financiële gegevens, opmerkingen, uren en allerlei formules.

Voor je het weet is één bestand onmisbaar geworden voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

Signalen dat je Excel begint te ontgroeien

Een paar situaties zien we regelmatig terug:

• meerdere collega's moeten tegelijkertijd met dezelfde gegevens werken;
• informatie wordt handmatig uit andere systemen overgenomen;
• verschillende versies van hetzelfde Excel-bestand circuleren;
• medewerkers moeten precies weten welke velden ze wel of niet mogen aanpassen;
• gegevens moeten vanuit Excel worden doorgestuurd naar klanten of leveranciers;
• rapportages kosten iedere week opnieuw tijd;
• één medewerker weet precies hoe het bestand werkt;
• fouten in formules of gegevens worden pas laat ontdekt;
• klanten moeten informatie aanleveren die iemand vervolgens handmatig invoert.

Op dat moment is het verstandig om niet alleen te kijken hoe je het Excel-bestand verder kunt verbeteren, maar naar het proces erachter.

Begin niet met software, maar met het bedrijfsproces

Een veelgemaakte fout bij maatwerksoftware is direct beginnen met de vraag:

“Wat moet de applicatie kunnen?”

Wij beginnen liever een stap eerder:

“Hoe werkt het proces nu en waar gaat onnodig tijd verloren?”

Stel dat een bedrijf aanvragen via e-mail ontvangt. Een medewerker zet deze in Excel, controleert de gegevens, plant een afspraak, stuurt een bevestiging en verwerkt na afloop opnieuw informatie.

Technisch gezien kun je daar een mooie planningstool voor bouwen.

Maar het echte doel is niet een planningstool.

Het doel is bijvoorbeeld:

• minder gegevens overtypen;
• minder fouten;
• sneller plannen;
• automatisch bevestigingen versturen;
• collega's altijd dezelfde actuele informatie laten zien.

Pas als dat duidelijk is, kun je bepalen welke software nodig is.

Wat kan een webapplicatie anders dan Excel?

Een webapplicatie wordt specifiek ontwikkeld rondom gebruikers en processen.

Medewerkers loggen bijvoorbeeld via hun browser in en krijgen alleen de informatie en functies te zien die voor hun rol belangrijk zijn.

Een planner kan afspraken beheren terwijl een monteur alleen zijn eigen planning ziet. Een klant kan ondertussen via een klantportaal gegevens aanleveren zonder toegang te krijgen tot interne informatie.

Automatiseren van terugkerende werkzaamheden

Veel winst ontstaat niet door het vervangen van de spreadsheet zelf, maar door de handelingen rondom die spreadsheet te automatiseren.

Denk aan:

• automatisch bevestigingen versturen;
• offertes genereren;
• gegevens controleren;
• documenten maken;
• meldingen versturen;
• taken aan medewerkers koppelen;
• statusupdates doorgeven;
• rapportages genereren.

Werk dat nu iedere dag een paar minuten kost, kan op jaarbasis verrassend veel tijd opleveren.

Bestaande software koppelen

Een maatwerkapplicatie hoeft niet alles wat je al gebruikt te vervangen.

Sterker nog: dat is meestal helemaal niet wenselijk.

Gebruik je bijvoorbeeld een boekhoudpakket, webshop, CRM of extern planningssysteem dat prima functioneert? Dan kan een applicatie via een API-koppeling informatie uitwisselen met die software.

Zo ontstaat één workflow zonder dat dezelfde informatie meerdere keren hoeft te worden ingevoerd.

Bij DJP Media bouwen we dergelijke koppelingen regelmatig als onderdeel van maatwerk webapplicaties.

Moet je Excel altijd vervangen?

Nee.

Als een spreadsheet door één persoon wordt gebruikt, overzichtelijk blijft en weinig handmatig werk veroorzaakt, kan Excel nog jarenlang de beste oplossing zijn.

Maatwerksoftware bouwen omdat het technisch mogelijk is, heeft weinig zin.

De investering wordt vooral interessant wanneer software structureel:

• tijd bespaart;
• fouten voorkomt;
• processen versnelt;
• informatie centraliseert;
• samenwerking eenvoudiger maakt;
• klanten een betere ervaring geeft.

Daarom kijken wij altijd eerst naar de businesscase.

Maatwerksoftware of een bestaand pakket?

Ook dat hoeft geen moeilijke keuze te zijn.

Als bestaande software 90 procent van je proces goed ondersteunt, is het meestal slimmer om die software te gebruiken.

Maatwerk wordt interessanter wanneer je voortdurend om standaardsoftware heen moet werken.

Bijvoorbeeld doordat:

• medewerkers gegevens alsnog in Excel bijhouden;
• cruciale functies ontbreken;
• verschillende pakketten niet met elkaar communiceren;
• je veel betaalt voor functionaliteiten die je niet gebruikt;
• jouw bedrijfsproces juist een belangrijk concurrentievoordeel vormt.

Dan kan eigen software uiteindelijk eenvoudiger zijn dan steeds meer losse oplossingen aan elkaar knopen.

Hoe pakken we dit bij DJP Media aan?

Bij DJP Media beginnen we niet direct met programmeren.

Eerst brengen we het bestaande proces in kaart.

Welke informatie komt binnen? Wie gebruikt die informatie? Welke handelingen worden uitgevoerd? Waar wordt informatie dubbel ingevoerd? Welke uitzonderingen bestaan er?

Daarna bepalen we welke onderdelen daadwerkelijk geautomatiseerd kunnen worden.

Dat hoeft niet direct een enorme applicatie te worden.

Vaak is het verstandiger om te beginnen met de belangrijkste workflow en deze vervolgens stap voor stap uit te breiden.

Voor de technische ontwikkeling gebruiken we onder andere Laravel. Dat framework is zeer geschikt voor maatwerk webapplicaties omdat we hiermee veilige en uitbreidbare toepassingen kunnen bouwen zonder iedere basisfunctie opnieuw te hoeven ontwikkelen.

Een praktisch voorbeeld

Stel dat een bedrijf zijn planning in Excel bijhoudt.

Aanvragen komen binnen via de website en worden handmatig in het bestand gezet. Vervolgens zoekt iemand een geschikte medewerker, stuurt een bevestiging en past bij wijzigingen opnieuw verschillende systemen aan.

Een maatwerk webapplicatie kan hiervan één proces maken:

1. Aanvraag komt binnen

De gegevens uit het websiteformulier worden direct opgeslagen.

2. Planning

De planner ziet beschikbare medewerkers en plant de opdracht.

3. Bevestiging

De klant ontvangt automatisch de juiste bevestiging.

4. Medewerker

De medewerker ziet de opdracht in zijn eigen omgeving.

5. Afronding

Na uitvoering worden uren of andere gegevens geregistreerd.

6. Koppeling

De benodigde gegevens kunnen vervolgens automatisch naar bijvoorbeeld administratie of boekhouding.

Het verschil zit niet in een mooier alternatief voor Excel.

Het verschil zit in het verdwijnen van handmatige tussenstappen.

Wanneer verdient maatwerk zich terug?

Dat verschilt sterk per organisatie.

Een eenvoudige rekensom geeft vaak al inzicht.

Stel dat vijf medewerkers ieder twee uur per week kwijt zijn aan het overtypen, controleren en zoeken van gegevens.

Dat is tien uur per week.

Op jaarbasis gaat het dan om honderden uren.

Wanneer software een groot deel daarvan wegneemt, kun je de investering vergelijken met de structurele tijdsbesparing en vermindering van fouten.

Daar komen voordelen zoals snellere dienstverlening, betere informatie en minder afhankelijkheid van individuele medewerkers nog bovenop.

Eerst onderzoeken, daarna bouwen

Denk je dat een Excel-bestand, Access-database of combinatie van losse systemen inmiddels te belangrijk is geworden binnen je organisatie?

Dan hoeft de eerste stap niet meteen een compleet softwareproject te zijn.

Begin met het proces.

Breng in kaart waar informatie vandaan komt, wat ermee gebeurt en waar medewerkers onnodig handmatig werk uitvoeren.

Vanuit dat overzicht kun je bepalen of bestaande software voldoende is, een koppeling het probleem oplost of een maatwerk webapplicatie de beste oplossing is.

Wil je weten wat er binnen jouw proces mogelijk is?

DJP Media ontwikkelt maatwerk webapplicaties voor bedrijven die processen slimmer willen organiseren en automatiseren.

We kijken eerst naar wat er werkelijk nodig is en bepalen daarna welke techniek daarbij past.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw proces of applicatie.